Datenschutzerklärung

Ergänzung: Veranstaltungsanfragen und Buchungsverwaltung

Bei einer ausdrücklich aktivierten Anfragefunktion verarbeiten wir Name der verantwortlichen Kontaktperson, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, bevorzugten Rückkontakt, Organisations- und gegebenenfalls Rechnungsanschrift, gewünschten Termin mit optionaler Uhrzeit und Alternative, Veranstaltungsort, Teilnehmerzahl, Anliegen und die gewählte Anfrageart, um die Anfrage zu prüfen, persönlich zu beantworten und vereinbarte Veranstaltungen zu verwalten. Bei einer Schul- oder Bildungsanfrage kommen Name, Anschrift und Art der Einrichtung, Klassenstufe oder Altersgruppe, Zahl der Kinder/Jugendlichen und Begleitpersonen sowie gegebenenfalls ein thematischer Schwerpunkt hinzu.

Zugriff erhalten ausschließlich berechtigte Vorstands- und Administrationspersonen mit eigener Zwei-Faktor-Anmeldung. Dies umfasst interne Notizen, vereinbarte Termine und Preise, Bearbeitungshistorie, telefonische Rückmeldungsvermerke sowie gespeicherte E-Mail-Nachrichten und deren Versandstatus. Namen, Geburtstage, Gesundheitsdaten oder Klassenlisten einzelner Schülerinnen und Schüler werden nicht angefordert. Eine interne Eingangsbenachrichtigung enthält nur Referenz, Kategorie, Wunschtermin und den geschützten Verwaltungslink. Kundeninformationen werden nach bewusster Prüfung über die vorhandene Mailanbindung versendet; ohne E-Mail-Adresse erfolgt die Rückmeldung telefonisch.

Laufende Anfragen und zukünftige bestätigte Buchungen werden nicht allein wegen ihres Eingangsdatums gelöscht. Nach Durchführung, Absage oder Ablehnung werden die operativen personenbezogenen Daten einschließlich Notizen, Nachrichten und Bearbeitungshistorie nach 28 Tagen gelöscht. Bei Durchführung beginnt diese Frist nicht vor dem tatsächlichen Veranstaltungsende. Eine Wiedereröffnung hebt die geplante Löschung auf; eine Korrektur des Abschlussstatus aktualisiert die Frist. Berechtigte Personen prüfen offene Vorgänge wöchentlich. Abrechnungsunterlagen mit eigenständigem Aufbewahrungszweck werden getrennt behandelt.

Bestehende Sicherungen durchlaufen ihren gesonderten Aufbewahrungszyklus. Nach einer Wiederherstellung müssen fällige Löschungen erneut ausgeführt werden. Für Postfächer und außerhalb dieses Moduls geführte Unterlagen ist ein entsprechender organisatorischer Löschprozess erforderlich. Diese Hinweise ersetzen keine abschließende rechtliche Prüfung.

Ergänzung: Mitgliedsanträge und Mitgliederverwaltung

Bei aktivierter Antragsfunktion verarbeiten wir die im Formular eingegebenen Angaben zur Prüfung eines Mitgliedsantrags. Dazu gehören je nach Antragsart Name, Geburtsdatum, Anschrift, freiwillige Kontaktangaben, Tarifwahl, Angaben zur gesetzlichen Vertretung, Unternehmensangaben, Erklärungen und freiwillige Kommunikationszustimmungen. Zahlungsdaten werden über das Formular nicht erhoben.

Zugriff haben nur berechtigte Personen im geschützten Verwaltungsbereich mit eigener Zwei-Faktor-Anmeldung. Der Vorstand dokumentiert Entscheidungen, Mitgliedsnummern, Beitragsforderungen und manuell eingetragene Zahlungseingänge datensparsam für die Vereinsverwaltung. Freiwillige Kommunikationszustimmungen sind getrennt und nicht vorausgewählt.

Freiwillige Kommunikation über WhatsApp

Eine Kommunikation über WhatsApp erfolgt nur, wenn die betreffende Person hierfür die gesonderte, freiwillige und nicht vorausgewählte Einwilligung im Mitgliedsantrag erteilt hat. Die Einwilligung ist keine Voraussetzung für den Antrag oder eine Mitgliedschaft und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die oben genannte Kontaktadresse widerrufen werden. Rechtsgrundlage für die vereinsseitige Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Bei einer WhatsApp-Nachricht wird die hierfür angegebene Telefonnummer verwendet. Die Website stellt durch das Ankreuzen allein keine Verbindung zu WhatsApp her. Erst bei einer tatsächlichen Kontaktaufnahme verarbeitet WhatsApp die Kommunikations- und Nutzungsdaten nach eigener Verantwortung. Hinweise hierzu enthält die Datenschutzerklärung von WhatsApp.

Abgelehnte Anträge werden unmittelbar aus dem Antragsbereich gelöscht. Bei angenommener Mitgliedschaft werden die erforderlichen Angaben in den getrennten Mitgliederstamm überführt. Die endgültige rechtliche Prüfung dieser Datenschutzhinweise, der Satzungsgrundlage, Aufbewahrung und Vereinsprozesse ist vor einer dauerhaften Freigabe erforderlich.

Ergänzung: Verfügbarkeitsbenachrichtigungen

Wenn die Funktion ausdrücklich aktiviert ist, kann bei einem nicht verfügbaren veröffentlichten Artikel freiwillig eine E-Mail-Adresse für eine einmalige Verfügbarkeitsbenachrichtigung hinterlegt werden. Die Vormerkung wird nur nach einer gesonderten, nicht vorausgewählten Einwilligung gespeichert. Sie ist weder Voraussetzung für einen Kauf noch für andere Angebote und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die oben genannte Kontaktadresse widerrufen werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Wir verwenden die E-Mail-Adresse und die Zuordnung zum gewünschten Artikel ausschließlich, um einmalig zu informieren, sobald der Artikel wieder verfügbar ist. Nach erfolgreichem Versand wird die Vormerkung gelöscht; ohne Verfügbarkeit spätestens nach 90 Tagen. Es entsteht kein Kundenkonto und keine werbliche Dauerkommunikation.

Die endgültige rechtliche Prüfung der Funktion, der Einwilligungsformulierung und des tatsächlichen Versandbetriebs ist vor einer dauerhaften Freigabe erforderlich.